1. Chuyển dịch mô hình giải quyết thủ tục hành chính: từ “thu nhận giấy tờ” sang “khai thác dữ liệu pháp lý”

Việc công bố danh mục dữ liệu hộ tịch đủ điều kiện khai thác đánh dấu sự chuyển dịch căn bản từ mô hình giải quyết TTHC truyền thống - dựa trên việc người dân phải xuất trình, nộp lại nhiều lần các giấy tờ hộ tịch - sang mô hình giải quyết TTHC hiện đại, trong đó cơ quan nhà nước chủ động khai thác, sử dụng thông tin đã được xác lập trong CSDLHTĐT.

Danh mục dữ liệu được phép khai thác bao trùm hầu hết các giấy tờ hộ tịch cơ bản, có tần suất sử dụng cao trong thực tiễn như: giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy chứng tử, các trích lục hộ tịch về thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định cha, mẹ, con, nuôi con nuôi… Đây đều là những giấy tờ phát sinh giá trị pháp lý lâu dài, được sử dụng rộng rãi trong các TTHC thuộc nhiều lĩnh vực như bảo hiểm xã hội, giáo dục, y tế, trợ giúp pháp lý, thi hành án dân sự.

Việc cho phép khai thác trực tiếp các dữ liệu này từ CSDLHTĐT không chỉ giúp giảm đáng kể thời gian, chi phí tuân thủ TTHC cho người dân, mà còn khắc phục tình trạng “xác nhận chồng chéo”, “yêu cầu nộp lại giấy tờ đã có”, vốn là điểm nghẽn kéo dài trong cải cách hành chính thời gian qua..

2. Yêu cầu tái cấu trúc thủ tục hành chính gắn với điều kiện kỹ thuật khai thác dữ liệu

Khai thác dữ liệu hộ tịch điện tử không đơn thuần là vấn đề kết nối kỹ thuật giữa các hệ thống thông tin, mà đặt ra yêu cầu tái cấu trúc toàn diện quy trình giải quyết TTHC theo hướng lấy dữ liệu làm trung tâm.

Theo đó, các Bộ, ngành, địa phương có trách nhiệm: (i) điều chỉnh Hệ thống thông tin giải quyết TTHC để bảo đảm khả năng kết nối, khai thác dữ liệu từ CSDLHTĐT theo chuẩn cấu trúc do Bộ Tư pháp ban hành; (ii) rà soát, cắt giảm thành phần hồ sơ TTHC, loại bỏ yêu cầu nộp giấy tờ hộ tịch trong trường hợp dữ liệu tương ứng đã được khai thác hợp pháp; (iii) bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và tuân thủ đầy đủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bí mật đời tư.

Trong các yêu cầu nêu trên, việc tái cấu trúc quy trình TTHC được xem là khâu then chốt, đồng thời cũng là khâu khó nhất. Nếu không thay đổi quy trình nghiệp vụ, việc kết nối dữ liệu chỉ dừng lại ở hình thức, không tạo ra giá trị thực chất trong cải cách TTHC. Mục tiêu đặt ra là xây dựng quy trình giải quyết TTHC dựa trên dữ liệu “đúng - đủ - sạch - sống - thống nhất - dùng chung”, thay vì tiếp tục duy trì tư duy “số hóa giấy tờ”.

3. Xử lý trường hợp dữ liệu hộ tịch chưa đầy đủ hoặc chưa thống nhất - bảo đảm quyền lợi của người dân

Thực tiễn cho thấy, do yếu tố lịch sử lưu trữ, điều kiện tự nhiên, thiên tai hoặc hạn chế trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch trước đây, dữ liệu hộ tịch tại một số địa phương có thể chưa được cập nhật đầy đủ hoặc còn sai lệch so với giấy tờ hộ tịch mà công dân đang lưu giữ.

Vì vậy, để bảo đảm quyền lợi của người dân, Quyết định quy định rõ trách nhiệm phối hợp giữa người dân và cơ quan nhà nước, cụ thể, nếu CSDLHTĐT chưa có dữ liệu hoặc dữ liệu không thống nhất với giấy tờ hộ tịch của công dân, cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn công dân liên hệ UBND cấp xã - cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền để cập nhật, điều chỉnh thông tin theo quy định.

Cách tiếp cận này vừa bảo đảm tính liên tục trong giải quyết TTHC, vừa góp phần “làm sạch dữ liệu” hộ tịch một cách thường xuyên, bền vững, coi quá trình khai thác và sử dụng dữ liệu cũng chính là quá trình hoàn thiện CSDLHTĐT.

4. Điều kiện pháp lý bắt buộc trước khi kết nối và chia sẻ dữ liệu

Một nội dung có ý nghĩa đặc biệt quan trọng là yêu cầu các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND cấp tỉnh phải thống nhất bằng văn bản với Bộ Tư pháp trước khi thực hiện kết nối, khai thác dữ liệu hộ tịch. Việc thống nhất này bao gồm phạm vi và hình thức kết nối, cấu trúc và tiêu chuẩn dữ liệu, trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân, phương án bảo đảm an ninh mạng và quy trình kiểm thử trước khi vận hành chính thức.

Đây là điều kiện pháp lý cần thiết nhằm bảo đảm việc khai thác dữ liệu hộ tịch được thực hiện đúng mục đích, đúng thẩm quyền, minh bạch và an toàn, tránh nguy cơ lạm dụng dữ liệu hoặc xâm phạm quyền riêng tư của công dân trong bối cảnh dữ liệu ngày càng trở thành tài sản đặc biệt quan trọng của Nhà nước.

Kết luận

Việc công bố và khai thác dữ liệu trong CSDLHTĐT là bước đi cụ thể hóa chủ trương cải cách TTHC dựa trên dữ liệu, đặt nền móng cho việc hình thành mô hình dịch vụ hành chính công “không giấy tờ”, “không khai lại thông tin đã có”. Đồng thời, đây cũng là tiền đề quan trọng để tăng cường liên thông, kết nối dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước, thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính tư pháp, góp phần xây dựng Chính phủ số, xã hội số và công dân số theo định hướng của Đảng và Nhà nước.

                            Thảo Nguyễn, Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp