Xác định được vai trò và tầm quan trọng của công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đối với quản lý nhà nước và xã hội, góp phần bảo đảm ngày một tốt hơn các quyền con người, quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, trong thời gian qua, các ngành, các cấp chính quyền trên địa bàn tỉnh đã có sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời trong việc triển khai thi hành Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành. Việc ban hành và thực hiện các kế hoạch về triển khai thực hiện Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”; thực hiện Chương trình hành động quốc gia của Việt Nam về đăng ký và thống kê hộ tịch giai đoạn 2017-2024; triển khai Nghị định số 87/2020/NĐ-CP; số hóa Sổ hộ tịch,…được các đơn vị, địa phương triển khai kịp thời, hiệu quả, các nhiệm vụ được thực hiện đầy đủ, đúng thời hạn.Vì vậy, qua 6 năm triển khai thực hiện Luật Hộ tịch trên địa bàn tỉnh đã đạt được nhiều kết quả nổi bật.

Đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch được chuẩn hóa

Trước thời điểm thực hiện Luật Hộ tịch, số lượng, chất lượng công chức làm công tác hộ tịch ở Hà Tĩnh vẫn còn nhiều hạn chế. Số công chức làm công tác hộ tịch ở cấp xã có trình độ trung cấp Luật hoặc chuyên ngành khác chiếm tỷ lệ khá cao. Sau khi triển khai Luật Hộ tịch, đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch dần được chuẩn hóa, nâng cao chất lượng. Năm 2019, Sở Tư pháp đã tổ chức 02 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch cho 282 người. Những trường hợp chưa tham gia được 02 lớp này hoặc tuyển dụng mới cũng đã tham gia các khóa học do các đơn vị có thẩm quyền bồi dưỡng và cấp chứng chỉ nghiệp vụ hộ tịch tổ chức. Thống kê chung, hiện nay toàn tỉnh có 287 công chức làm công tác hộ tịch, 3 cán bộ hợp đồng, trong đó có 4 thạc sĩ Luật, 255 đại học Luật, 21 trung cấp Luật, 5 đại học và 2 trung cấp chuyên ngành khác, hầu hết đã được bồi dưỡng và cấp chứng chỉ nghiệp vụ hộ tịch. Hàng năm các đơn vị, địa phương cũng đã cử cán bộ đi tập huấn, bồi dưỡng về kiến thức, nghiệp vụ hộ tịch do Sở Tư pháp, Bộ Tư pháp tổ chức.

Sở Tư pháp kiểm tra công tác hộ tịch tại huyện Can Lộc

Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch

Mặc dù không phải là địa phương được Bộ Tư pháp lựa chọn sử dụng thí điểm phần mềm hộ tịch dùng chung nhưng Hà Tĩnh đã chủ động xin ý kiến Bộ Tư pháp để được ứng dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung tương đối sớm hơn so với một số tỉnh khác. Được sự nhất trí của Bộ Tư pháp, UBND tỉnh đã quan tâm cấp kinh phí cho Sở Tư pháp để triển khai Đề án cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và trang cấp máy tính cho một số xã còn khó khăn. Sở Tư pháp cũng đã đề nghị UBND các huyện, thành phố, thị xã bố trí kinh phí thực hiện Đề án Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử…Sau khi các địa phương kết nối phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung, Sở Tư pháp tổ chức 13 cuộc tập huấn sử dụng phần mềm cho công chức làm công tác hộ tịch ở 13 huyện, thành phố, thị xã. Sở Tư pháp cũng đã rà soát, thống kê trang thiết bị phục vụ công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Tính đến nay, tất cả các công chức làm công tác hộ tịch trên địa bàn tỉnh đều được bố trí máy tính có kết nối Internet, máy in đảm bảo chất lượng phục vụ tốt cho công tác đăng ký hộ tịch. Tỉnh Hà Tĩnh cũng đã thực hiện kết nối liên thông dữ liệu đăng ký khai sinh của trẻ em dưới 6 tuổi trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch với Hệ thống cấp Thẻ bảo hiểm y tế; đăng ký hộ tịch trực tuyến; kết nối liên thông dịch vụ công thiết yếu trong lĩnh vực hộ tịch (đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn, đăng ký khai tử) trên Cổng dịch vụ công cấp tỉnh với phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp…

Hoàn thành số hóa Sổ hộ tịch trước tiến độ so với quy định

Xác định, số hóa Sổ hộ tịch là một trong những nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện, Sở Tư pháp đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 04/KH-UBND ngày 03/01/2020 về Số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch từ các Sổ hộ tịch, với lộ trình thực hiện số hóa ở Sở Tư pháp gồm 03 giai đoạn và ở UBND cấp huyện 04 giai đoạn. Trong giai đoạn đầu mới thực hiện (06 tháng đầu năm 2020), Sở Tư pháp đã ban hành 04 văn bản gửi UBND các huyện, thành phố, thị xã đề nghị triển khai và thực hiện các nhiệm vụ theo Kế hoạch số 04/KH-UBND của UBND tỉnh. Đặc biệt đã ban hành văn bản tổng hợp và giải đáp, hướng dẫn những khó khăn, vướng mắc về Số hóa Sổ hộ tịch với các vấn đề cụ thể. Trên cơ sở đó, các địa phương cũng đã ban hành Kế hoạch, công văn để triển khai, hướng dẫn trên địa bàn, chỉ đạo sâu sát tới UBND các xã, phường, thị trấn bằng hình thức thích hợp. Ngoài việc tập huấn trực tiếp theo hướng “cầm tay chỉ việc”, Sở Tư pháp cũng đã quay các video hướng dẫn cách chuyển đổi file ảnh sang file PDF, cách giảm dung lượng file ảnh, file PDF, cách import dữ liệu lên các phần mềm, tạo các file excel mẫu gửi các địa phương tham khảo; sử dụng zalo để hướng dẫn, trao đổi thông tin giữa Sở Tư pháp với các phòng Tư pháp. Các địa phương cũng đã thực hiện những cách thức hướng dẫn tương tự. Căn cứ vào tình hình thực tiễn, một số địa phương chọn cách thức nhập trực tiếp dữ liệu lên phần mềm hộ tịch thông qua chức năng nhập dữ liệu cũ, còn một số địa phương tiến hành nhập file excel và scan các file PDF trang sổ đính kèm vào phần mềm hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu của Bộ Tư pháp.

 Đến nay, về cơ bản các địa phương trên địa bàn tỉnh đã hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch đăng ký từ năm 1999-2016 thuộc các giai đoạn (1) Năm 2016; (2) Từ năm 2006-2015; (3) Từ năm 1999-2005 với 962.065 dữ liệu, trước 02 năm so với thời gian quy định tại Nghị định số 87/2020/NĐ-CP là 01/01/2025.

Giải quyết các việc hộ tịch đảm bảo theo quy định

Bên cạnh việc thường xuyên nắm bắt tình hình, hướng dẫn, giải đáp các yêu cầu về nghiệp vụ thì Sở Tư pháp và các phòng Tư pháp cũng tăng cường việc thanh tra, kiểm tra công tác hộ tịch ở các đơn vị cấp dưới. Hàng năm, Sở Tư pháp tổ chức 02-03 đợt kiểm tra công tác hộ tịch ở 6-8 đơn vị cấp huyện và 10-12 đơn vị cấp xã. Cùng với đó trung bình mỗi năm tổ chức 01 cuộc thanh tra lĩnh vực hộ tịch và các lĩnh vực khác của ngành hoặc lồng ghép tham gia thanh tra công vụ. Từ năm 2016 đến nay, Sở Tư pháp đã thực hiện 09 cuộc kiểm tra đối với 09 phòng Tư pháp và 18 UBND cấp xã (hiện nay đang kiểm tra 3 phòng Tư pháp và 6 UBND cấp xã). Ngay sau mỗi đợt thanh tra, kiểm tra, Sở Tư pháp đã thông báo kết quả thanh tra, kiểm tra, qua đó yêu cầu các đơn vị kịp thời khắc phục, chấn chỉnh các sai phạm. Ở cấp huyện, các phòng Tư pháp cũng đã chú trọng việc hướng dẫn, đôn đốc UBND cấp xã qua các cuộc giao ban hàng tháng, hàng quý. Hàng năm, phòng Tư pháp đã tiến hành kiểm tra công tác cơ sở, qua đó đã kịp thời nhắc nhở các công chức Tư pháp - Hộ tịch thực hiện đúng quy định của pháp luật hộ tịch.

Nhờ vậy, các việc hộ tịch đều được tiếp nhận và giải quyết kịp thời, đúng hạn, đảm bảo theo quy định pháp luật. Đối với những trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ, các cơ quan đăng ký hộ tịch đã làm văn bản hướng dẫn bổ sung. Từ 2016 đến nay, UBND cấp huyện đã thực hiện đăng ký khai sinh 199 trường hợp, đăng ký kết hôn 539 đôi, đăng ký khai tử 05 trường hợp; UBND cấp xã đã thực hiện đăng ký khai sinh 280.995 trường hợp, đăng ký kết hôn 60.096 đôi, đăng ký khai tử 53.397 trường hợp, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân 118.913 trường hợp.

Có thể thấy rằng, qua 6 năm triển khai Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành, về cơ bản, công tác giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch được thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định. Những kết quả nổi bật đó đã góp phần tăng cường và nâng cao sự hài lòng của người dân đối với công tác hộ tịch, từng bước khẳng định vai trò quan trọng của công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trong giai đoạn phát triển mới của tỉnh nhà./.

                                                                                                      Kim Lân