Theo quy định của Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh. Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc. Thực tế cho thấy quy định này đã bộc lộ nhiều bất cập, gây khó khăn cho văn phòng công chứng và cả người yêu cầu công chứng.

        Thứ nhất, quy định đặt tên theo tên riêng của một trong các công chứng viên hợp danh dẫn đến khả năng văn phòng công chứng phải thay đổi tên nhiều lần trong suốt quá trình hoạt động. Theo quy định của Luật Công chứng 2014, các trường hợp phải thay đổi tên văn phòng công chứng bao gồm: văn phòng công chứng thành lập theo Luật Công chứng 2006 được giữ nguyên tên gọi đã đăng ký (không đặt theo tên công chứng viên hợp danh) thay đổi trụ sở hoặc Trưởng Văn phòng công chứng; công chứng viên có tên được đặt làm tên của văn phòng công chứng chấm dứt tư cách thành viên hợp danh; chuyển nhượng văn phòng công chứng.

        Đối với doanh nghiệp nói chung và văn phòng công chứng nói riêng, tên gọi là yếu tố gắn liền với uy tín và thương hiệu. Một văn phòng công chứng phải mất rất nhiều thời gian, công sức để tạo dựng, khẳng định và giữ gìn được thương hiệu. Khi đó, thương hiệu sẽ góp phần duy trì và phát triển số lượng khách hàng. Thực tế, với nhiều nguyên nhân khác nhau như tuổi tác, sức khỏe, môi trường làm việc..., việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của công chứng viên (người có tên làm tên của Văn phòng công chứng) trong Văn phòng công chứng có khả năng xảy ra nhiều lần. Khi đó Văn phòng công chứng phải thay đổi tên gọi và điều này ảnh hưởng rất lớn đến uy tín, thương hiệu mà Văn phòng đã tạo dựng được.

        Trong trường hợp chuyển nhượng văn phòng công chứng, giá trị chuyển nhượng phụ thuộc nhiều yếu tố, trong đó quan trọng nhất là thương hiệu để bên nhận chuyển nhượng có thể kế thừa lượng khách hàng quen thuộc trong tương lai. Do đó, thay đổi tên gọi sẽ ảnh hưởng đến việc xác định giá trị chuyển nhượng của văn phòng công chứng.

        Ngoài ra, với mỗi lần thay đổi thì văn phòng công chứng phải thực hiện nhiều thủ tục hành chính như:  thay đổi nội dung đăng ký hoạt động, đăng báo về thay đổi nội dung đăng ký hoạt động, thay đổi mẫu dấu, thay đổi biển hiệu, thông báo với cơ quan có liên quan…. Điều này làm phát sinh nhiều thời gian, chi phí của văn phòng công chứng.

        Đối với người yêu cầu công chứng, việc thay đổi tên gọi trên sẽ gây khó khăn trong việc xác định văn phòng công chứng đã thực hiện công chứng trong một số trường hợp. Theo quy định, việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó; việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện. Như vậy, khi tên văn phòng công chứng thay đổi nhiều lần và có thể cùng với đó là thay đổi địa chỉ trụ sở sẽ gây khó khăn cho cá nhân, tổ chức trong việc xác định tổ chức hành nghề công chứng khi có nhu cầu.

        Thứ hai là khả năng trùng tên khi có nhu cầu thành lập văn phòng công chứng: Theo Phụ lục ban hành kèm theo Báo cáo số 01/BC-BTP ngày 01/01/2020 của Bộ Tư pháp tổng kết công tác tư pháp năm 2019 và phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp công tác năm 2020, tính đến ngày 31/12/2019, cả nước có 980 văn phòng công chứng. Với chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, sự phát triển kinh tế - xã hội và nghề công chứng, nhu cầu thành lập văn phòng công chứng sẽ ngày càng tăng. Hiện nay, công chứng viên vốn đã có rất ít quyền lựa chọn trong việc đặt tên Văn phòng công chứng của họ (chỉ được lựa chọn theo họ tên của một trong các công chứng viên hợp danh), cùng với việc tên cá nhân lại rất dễ trùng nhau nên quy định về tên gọi sẽ bó hẹp thêm các lựa chọn,  gây khó khăn cho người có nhu cầu thành lập văn phòng công chứng.

        Từ những vấn đề nêu trên cho thấy quy định hiện hành về đặt tên văn phòng công chứng còn bất cập. Thiết nghĩ, việc đặt tên văn phòng công chứng nên quy định tương tự như cách đặt tên doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp và các tổ chức bổ trợ tư pháp khác như luật sư, đấu giá tài sản, thừa phát lại, trọng tài thương mại, giám định tư pháp, hòa giải thương mại, quản lý và thanh lý tài sản; hướng đến tính ổn định, lâu dài, gắn liền với uy tín, thương hiệu và gắn liền với cả tâm huyết của những người thành lập.

Hạnh Ngân