Hiện nay Bộ Tư pháp đang xây dựng đề án liên thông giữa Công chứng  -Thuế - Đăng ký. Nếu Đề án này được thực hiện, chắc chắn sẽ góp phần hết sức quan trọng trong việc hạn chế tình trạng lừa đảo, giả mạo.

Để phát triển lĩnh vực công chứng, khẳng định được tầm quan trọng và vị thế của ngành dịch vụ này, các cơ quan chức năng và các tổ chức hành nghề công chứng cũng như bản thân các CCV cần đưa ra những giải pháp hữu ích để đạt kết quả cao. Dưới đây là một số ý kiến của cá nhân tôi về giải pháp thúc đẩy công chứng phát triển và giúp Nhà nước quản lý công chứng thuận tiện hơn:

 Thứ nhất là việc CCV xem kỹ các giấy tờ liên quan đến hoạt động công chứng. Việc tẩy xóa trên giấy tờ bằng tẩy xóa thì nhược điểm tại nơi tẩy xóa mất độ bóng, do có nhiều vết trầy xước thì giấy ở chỗ tẩy xóa sẽ mỏng hơn bình thường; chữ viết chỗ tẩy xóa có khi bị nhòe, độ đậm, nhạt của chữ cũng khác. Nếu là tẩy bằng máy móc thiết bị thì độ trơn bóng của giấy không tự nhiên, có khi nhợt nhạt, thay đổi màu sắc tại chỗ tẩy xóa; các nét viết, in sau khi tẩy xóa thường to, đậm, nhòe so với các cỡ chữ trong bản gốc; trong một số trường hợp, giấy bị co lại, mặt giấy có nhiều nếp nhăn;

Thứ hai là CCV xem xét kỹ chữ ký và con dấu: Chữ ký giả thường không tự nhiên, lưu loát, đường nét run, gãy, không có mối liên kết các nét, nét bắt đầu và nét kết thúc không sắc gọn…Đối với con dấu, nếu dấu giả khoảng cách giữa các vành thường không đều; đường nét không liên tục, tự nhiên; nét chữ không thẳng; kiểu chữ không đúng quy cách; bố cục các dòng chữ, hình vẻ không cân đối; các chi tiết như quốc huy, quốc hiệu khó thể hiện đầy đủ nên thường hay đọng mực, mờ nhòe.

Mặt khác, khi tiếp nhận giấy tờ, CCV cũng nên sờ xem phần in nổi của giấy tờ; để nghiêng trước ánh sáng để xem có nổi dấu chìm; quan sát kỹ chữ ký xem có dấu vết của lực tỳ ấn mạnh khi ký hay không…Và vấn đề quan trọng khác, mỗi CCV cũng phải trang bị cho mình những kiến thức nhất định để có cơ sở nhận biết: Ví dụ từ năm nào đến năm nào thì giấy chứng quyền sử dụng đất được cấp theo sổ hồng, cấp theo Nghị Định 60, còn thời điểm nào được thay thế sổ hồng  mới; Thời điểm nào thì kèm theo chủ quyền không còn tờ khai lệ phí trước bạ; Thời điểm nào thì Giấy hồng do UBND cấp Tỉnh ký, và lúc nào thì được ủy quyền, phân cấp cho Sở tài nguyên và môi trường ký hoặc UBND huyện ký; Trong sổ hồng, nội dung nào quy định phải màu mực in, phần nào được viết bằng mực bút thường; Kiểu “ số đóng” kiểu “ số in”; Mã số của giấy chứng nhận cũng có kiểu số to nhỏ khác nhau, đậm nhạt khác nhau, tùy theo thời điểm; Hình con dấu, người có thẩm quyền ký ở từng giai đọan của một số cơ quan cấp giấy; Thời điểm số CMND được in đầy đủ, ngày tháng, năm sinh, ngày cấp. Nếu giấy chứng nhận QSD đất được cấp lại thì phần thay đổi biến động được điều chỉnh như thế nào.

Thứ ba là CCV phải tăng cường tìm hiểu bằng các câu hỏi các bên tham gia giao dịch nếu công chứng viên cảm thấy nghi ngờ về các giấy tờ đến yêu cầu công chứng.Thực tế đã chỉ ra rằng, nếu các CCV tìm hiểu, hỏi các bên tham gia giao dịch thì cũng góp phần đáng kể để phát hiện trong một số trường hợp giả mạo.

Thứ tư là cần trang bị công cụ hỗ trợ cho CCV.Thực tế đã có trường hợp, công chứng viên dùng kính lúp phóng đại nên đã phát hiện, nếu là dấu giả khi nhìn vào sẽ thấy chữ in trên mộc có những răng cưa còn thật thì không; hình quốc huy nếu giả thì rất nhạt còn thật thì trông rất nét. Tuy nhiên, cách phân biệt này cũng mang tính tương đối. Vì trên thực tế có những loại giấy tờ làm giả rất cao siêu, tinh vi phải có những thiết bị máy móc của cơ quan chuyên ngành mới có thể phát hiện được.

Thứ năm là CCV nên khuyên bên mua, bên nhận chuyển nhượng đến tận nơi xem kỹ tài sản mà mình muốn chuyển nhượng. Thực tế tại một số địa phương việc mua bán chuyển nhựng QSDĐ được tiến hành theo một quy trình rất chặt chẽ từ các hộ có đất liền kề đến chính quyền địa phương nơi có tài sản. Nhưng cũng có địa phương việc mua bán chuyển nhượng QSDĐ cũng rất lỏng lẻo.Trước khi ký công chứng, CCV nên hỏi bên mua đã đến tận nơi xem kỹ nhà đất mà mình định mua hay chưa vì chỉ có tới tận nơi mới thấy được tận mặt tài sản, xác minh được người giao dịch với mình có phải là chủ thật hay không. Với cách thức trên, đã giúp bên mua ngăn chặn được một số trường hợp, nhất là việc giả người ( giả vợ hoặc chồng để bán tài sản chung) . Do đó, khi công chứng, CCV nên khuyên, hỏi bên mua xác minh, tìm hiểu tại cơ quan đăng ký, cấp giấy về tình trạng pháp lý nhà đất chuyển nhượng như nhà đất hiện nay do ai là chủ, giấy tờ cấp năm nào, vị trí, diện tích ra sao, quy hoạch thế nào, có hạn chế gì không. Tuy nhiên người dân cũng gặp khó khăn trong việc liên hệ với các cơ quan chức năng để xin xác nhận những thông tin loại này;

          Thứ sáulà tra cứu thông tin giao dịch, ngăn chặn. Tại các thành phố như Hồ Chí Minh, Hà nội việc tra cứu trên, gần như là thao tác bắt buộc trong tất cả các giao dịch liên quan đến bất động sản. Một số tổ chức hành nghề công chứng đã áp dụng phần mềm quản lý hợp đồng công chứng và dữ liệu ngăn chặnUCHItrong việc quản lý về giao dịch là bất động sản. Việc tra cứu lịch sử giao dịch, thực tế cũng đã góp phần cho CCV ngăn chặn một số trường hợp giả mạo trong hoạt động công chứng.

Tóm lại, tuy có nhiều cách thức, biện pháp để phát hiện, phòng ngừa việc giả mạo trong hoạt động công chứng, như nêu ở trên. Hành vi sử dụng giấy tờ giả hoặc mạo danh chủ thể được thực hiện một cách rất tinh vi, việc phát hiện giấy tờ làm giả chủ yếu nhờ vào kinh nghiệm cá nhân, phương tiện hỗ trợ và may mắn. Do đó, các tổ chức hành nghề công chứng cần được hỗ trợ, tập huấn thường xuyên để nâng cao khả năng nhận biết các hành vi làm giả giấy tờ để hạn chế rủi ro trong nghề nghiệp./.

Lê Viết Dũng