Thời gian qua, Sở Tư pháp Hà Tĩnh nhận được văn bản của nhiều Sở Tư pháp (gửi Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương)đề nghị cung cấp thông tin công chứng viên có đăng ký hành nghề công chứng tại Sở Tư pháp Hà Tĩnh hay không. Việc xác minh thông tin nhằm mục đích bảo đảm quy định“Công chứng viên hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng” trong việc tham mưu giải quyết hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng.

Việc xác minh trên gây mất khánhiều thời gian. Thực tiễn cho thấy, thời gian để gửi văn bản qua đường bưu điện mất từ 7đến 10 ngày, cộng thêm ít nhất 1 ngày xử lý văn bản và tiếp tục từ 7đến 10 ngày để nhận được văn bản trả lời. Như vậy, cần ít nhất 15ngày để xác minh thông tin. Quy trình được thực hiện với 62 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nên thời gian này có thể kéo dài hơn rất nhiều. Trong khi đó, Luật Công chứng quy địnhthời hạn giải quyết là 20 ngày đối với hồ sơ đề nghị thành lập, 07 ngày đối với hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng công chứng và không có quy định thêm về thời gian xác minh. Ở Hà Tĩnh, thực hiện chủ trương cắt giảm ½ thời gian giải quyết thủ tục hành chính nên thời hạn trên chỉ còn 10 ngàyvà 03 ngày. Do đó, để xác minh thông tin theo cách thức thông thường thì không thể đảm bảo được thời hạn giải quyết thủ tục hành chính, ngược lại còn kéo dài thêm nhiều thời gian.

Hiện nay, trên Cổng Thông tin điện tử Bộ Tư pháp đã xây dựng phần mềm quản lý danh sách công chứng viên đang hành nghề nhưng lại chưa được cập nhậtnội dung. Do đó, thay vì việc gửi văn bản xác minh tại các tỉnh thành cho mỗi lần tiếp nhận hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng hoặc bổ sung công chứng viên như trên; thiết nghĩ, Bộ Tư pháp cần hướng dẫn, đôn đốc các Sở Tư pháp cập nhật thông tin công chứng viên tại địa phương mình để thiết lập một danh sách chungtrên Cổng Thông tin điện tử Bộ. Ngoài các thông tin cá nhân và quyết định bổ nhiệm công chứng viên cần chú trọng cập nhật thông tin hành nghề (đăng ký hành nghề, xóa đăng ký hành nghề) và ngày, tháng, năm cập nhật. Đây là cơ sở dữ liệu dùng chung để Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố tra cứu thông tin hành nghề công chứng một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian và chi phí, đảm bảo giải quyết thủ tục hành chính đúng thời hạn cho tổ chức, cá nhân./.