Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP  ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. So với các Nghị định trước đây, Nghị định mới này có một số điểm mới như sau:

Thứ nhất, bổ sung quy định về văn bản điện tử

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP không có quy định về văn bản điện tử. Hiện nay, theo Khoản 4 Điều 3 Nghị định số 30/2020 thì văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

Về giá trị pháp lý, văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

Thứ hai, đối với ký thừa lệnh, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung quy định người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay.

Thứ ba, về hình thức đính chính văn bản đi, đối với trường hợp văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành, trước đây, Khoản 7 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP quy định phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Điều này dẫn đến việc mỗi cơ quan đính chính bằng một hình thức văn bản khác nhau như quyết định, thông báo, công văn... Để thống nhất trong ban hành văn bản đính chính, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định trường hợp trên phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Thứ tư, quy định mới về thu hồi văn bản

Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.

Thứ năm, về kỹ thuật trình bày văn bản

Đối với khổ giấy và phông chữ, trước đây, theo Điều 5 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4. Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Hiện nay, theo Phụ lục 1 ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP thì văn bản hành chính sử dụng khổ giấy A4; Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

Đối với cách đánh số trang văn bản, theo Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer). Hiện nay, theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP thì số trang Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

Đối với viết hoa trong văn bản hành chính đã được Chính phủ quy định cụ thể tại Phụ lục II (ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP) thay vì Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản). Theo đó, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung trường hợp viết hoa danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước và một số trường hợp khác.

Đối với mực ký văn bản, trước đây, Điều 6 Nghị định  số 110/2004/NĐ-CP quy định khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai. Hiện nay, để thống nhất màu mực chữ ký trên văn bản giấy, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực kể từ ngày ký. Việc Chính phủ ban hành Nghị định mới này sẽ giúp các cơ quan, tổ chức và các đơn vị, cá nhân có liên quan thực hiện tốt hơn công tác văn thư và quản lý văn thư./.

Nguyễn Anh