1. Thay thế quy định về hình thức thể hiện việc Sở Tư pháp đăng ký tập sự cho người đủ điều kiện đăng ký tập sự từ ghi tên vào “Danh sách người tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp” sang “Quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng” do Sở Tư pháp ban hành trong quy trình thực hiện thủ tục đăng ký tập sự hành nghề công chứng

Theo đó, thay vì ghi tên người đăng ký tập sự vào Danh sách người tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp đồng thời ra thông báo bằng văn bản cho người tập sự hành nghề công chứng và tổ chức hành nghề công chứng như quy định hiện hành, thì theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 3 Thông tư 08/2023/TT-BTP, Sở Tư pháp ban hành Quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng cho người đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định của Luật Công chứng.

2. Bổ sung thêm trường hợp không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng:

Tại điểm e, khoản 5 Điều 3 Thông tư 08/2023/TT-BTP đã bổ sung thêm trường hợp: Người đang làm việc theo hợp đồng lao động cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thì không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng, trừ trường hợp làm việc theo hợp đồng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng mà người đó tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

3. Quy định cụ thể thời hạn mà công chứng viên phải thông báo về việc từ chối hướng dẫn tập sự và thời hạn mà tổ chức hành nghề công chứng phải phân công công chứng viên khác hướng dẫn cho người đăng ký tập sự hành nghề công chứng hoặc báo cáo Sở Tư pháp về việc từ chối hướng dẫn tập sự

Theo đó, so với quy định hiện hành không quy định thời hạn thì tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 08/2023/TT-BTP đã bổ sung thời hạn cụ thể mà công chứng viên phải thực hiện việc báo cáo bằng văn bản với tổ chức hành nghề công chứng về việc từ chối hướng dẫn tập sự là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được phân công.

Tại khoản 2 Điều 4 Thông tư nêu trên cũng đã ghi nhận cụ thể thời hạn mà tổ chức hành nghề công chứng xem xét, quyết định việc phân công một công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự hoặc báo cáo Sở Tư pháp bằng văn bản nếu tổ chức mình không còn công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo nêu trên của công chứng viên.

4. Bổ sung thêm hai kỹ năng hành nghề công chứng trong nội dụng tập sự hành nghề công chứng

So với quy định hiện hành thì Thông tư 08/2023/TT-BTP đã bổ sung thêm 02 kỹ năng hành nghề công chứng trong nội dung tập sự hành nghề công chứng tại điểm h và điểm i, khoản 1 Điều 6, cụ thể: Kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng; Kỹ năng quản trị tổ chức hành nghề công chứng.

5. Bổ sung trường hợp được thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự

Theo quy định tại khoản 1, Điều 7 Thông tư 08/2023/TT-BTP đã quy định có 04 trường hợp được thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự trong đó có 02 trường hợp mới được bổ sung, đó là: Công chứng viên bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng, bị miễn nhiệm công chứng viên hoặc không còn hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và Công chứng viên bị xử lý kỷ luật, bị xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động hành nghề công chứng hoặc bị phát hiện không có đủ điều kiện hướng dẫn tập sự tại thời điểm nhận hướng dẫn tập sự.

6.  Bổ sung thêm trường hợp người tập sự được thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng

Theo đó, tại điểm d, khoản 1 Điều 8 Thông tư 08/2023/TT-BTP đã bổ sung thêm quy định: Người tập sự “Là viên chức của Phòng Công chứng được điều động đến Phòng Công chứng khác” là một trong những trường hợp được thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng.

7. Ghi nhận cụ thể các trường hợp được tạm ngừng tập sự hành nghề công chứng so với quy định hiện hành

Tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 08/2023/TT-BTP đã quy định cụ thể một số trường hợp người tập sự được tạm ngừng tập sự hành nghề công chứng so với quy định hiện hành chỉ quy định chung, không rõ ràng, cụ thể: Người tập sự nghỉ chế độ thai sản, vì lý do sức khỏe hoặc Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải tạm ngừng hoạt động do sự kiện bất khả kháng, bị đình chỉ hoạt động có thời hạn mà người tập sự không đề nghị thay đổi nơi tập sự.

8. Bổ sung thêm các trường hợp chấm dứt tập sự hành nghề công chứng

Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 08/2023/TT-BTP đã quy định thêm 04 trường hợp về việc tập sự chấm dứt đó là khi người tập sự:

- Ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp ký hợp đồng lao động với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

- Bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;

- Không thực hiện việc tập sự trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày quyết định đăng ký tập sự của Sở Tư pháp có hiệu lực;

- Tạm ngừng tập sự không thuộc các trường hợp quy định.

9. Về quyền và nghĩa vụ của người tập sự hành nghề công chứng

- Tại khoản 1 Điều 13 Thông tư 08/2023/TT-BTP không còn ghi nhận quy định về quyền của người tập sự về việc được hưởng thù lao theo thỏa thuận với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự như quy định tại điểm a, khoản 1 Điều 9 Thông tư 04/2015/TT-BTP và bổ sung thêm quyền được công nhận hoàn thành tập sự để phù hợp với quy định tại Điều 12 của Thông tư này.

- Về nghĩa vụ quy định tại khoản 2 đã bổ sung thêm 02 nghĩa vụ đó là: Bảo đảm thời gian tập sự hằng ngày theo ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và Lập Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng, Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 11 của Thông tư này.

10. Về quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự

- Bổ sung thêm các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự tại điều 15 Thông tư 08/2023/TT-BTP như sau: Thường xuyên theo dõi để xử lý kịp thời các trường hợp công chứng viên không còn đủ điều kiện hướng dẫn tập sự hoặc người tập sự không còn đủ điều kiện tập sự; Lập, quản lý, sử dụng Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của tổ chức hành nghề công chứng theo từng năm.

- Quy định cụ thể về Kỳ báo cáo và thời hạn mà tổ chức hành nghề công chứng phải báo cáo bằng văn bản cho Sở Tư pháp về việc nhận tập sự và hướng dẫn tập sự tại tổ chức mình theo định kỳ hằng năm. Cụ thể: Kỳ báo cáo năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm và thời hạn gửi báo cáo cho Sở Tư pháp là 15 ngày kể từ thời điểm kết thúc năm. Bổ sung thêm các nội dung chính phải có trong văn bản báo cáo đó là: Thông tin cơ bản về người tập sự, việc tạm ngừng tập sự, thay đổi nơi tập sự, thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự, chấm dứt tập sự, xóa đăng ký tập sự.

11. Thay đổi về hình thức kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng
          Theo đó, căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 16 Thông tư 08/2023/TT-BTP đã thay thế hình thức của một trong hai bài kiểm tra của kỳ thi kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng từ hình thức vấn đáp như quy định hiện hành sang hình thức kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính; trường hợp chưa có điều kiện tổ chức kiểm tra trên máy vi tính thì kiểm tra trắc nghiệm trên giấy.

12. Sửa đổi, bổ sung quy định về những người được đăng ký tham dự kiểm tra và quy định mới về Những người không được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng

- Theo khoản 1 Điều 17 Thông tư 08/2023/TT-BTP đã sửa đổi và bổ sung 02 quy định về những người được đăng ký tham dự kiểm tra đó là: Người tập sự đã được công nhận hoàn thành tập sự theo quy định tại Điều 12 của Thông tư này, nội dung này được bổ sung để phù hợp với quy định tại điều 12 của Thông tư và Người đủ điều kiện tham dự kỳ kiểm tra trước nhưng có đơn xin hoãn tham dự và được Hội đồng kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng cho phép hoãn tham dự kỳ kiểm tra đó.

- Quy định tại khoản 2 Điều 17 Thông tư này là nội dung mới không có trong Thông tư hiện hành quy định về những người không được đăng ký tham dự kiểm tra đó là: Người tập sự chưa được công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng; Đã được công nhận hoàn thành tập sự nhưng bị hủy bỏ kết quả đã công nhận; Sao chép Báo cáo kết quả tập sự của người khác hoặc có hành vi gian dối, không trung thực để được đăng ký tham dự kiểm tra.

13. Bổ sung thêm quyền và nghĩa vụ của thí sinh tham dự kiểm tra tại điều 23 Thông tư 08/2023/TT-BTP cụ thể đó là:

- Tham dự kỳ kiểm tra theo đúng thời gian, địa điểm đã được thông báo.

- Được cấp Giấy chứng nhận đạt kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng trong trường hợp đạt yêu cầu kiểm tra. (Nội dung này đã được ghi nhận tại khoản 5 Điều 11 Luật Công chứng năm 2014)

Trên đây là một số điểm mới của Thông tư số 08/2023/TT-BTP của Bộ Tư pháp so với thông tư hiện hành. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20 tháng 11 năm 2023./.

                                                                     Phú Cường