Ngày 16/02/2015, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (gọi chung là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã tạo cơ sở pháp lý quan trọng trong đổi mới công tác chứng thực như: quy định mở rộng thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cho các tổ chức hành nghề công chứng đã giảm tải công việc chứng thực cho các Phòng Tư pháp và UBND xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã), đồng thời tạo thêm một điểm đến cho người dân trong việc lựa chọn công chứng/chứng thực;đơn giản hóa về thủ tục hành chính trong giải quyết yêu cầu chứng thực (như: giảm bớt thủ tục giấy tờ, rút ngắn thời gian thực hiện chứng thực); quy định rõ trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực, người thực hiện chứng thực...

Trong những năm qua, công tác chứng thực trên địa bàn Hà Tĩnh luôn được sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo thường xuyên của cấp ủy, chính quyền, sự phối kết hợp giữa các cơ quan, ban, ngành, tổ chức có liên quan. Nhờ sự vào cuộc quyết liệt của các cấp, các ngành nên công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh đã từng bước đi vào nề nếp và đạt được những kết quả nhất định. Song, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại, hạn chế nhất định như: tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao chứng thực khi thực hiện thủ tục hành chính còn khá phổ biến ở nhiều cấp, nhiều ngành (như hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ thi tuyển công chức/viên chức, hồ sơ nhập học...); còn tình trạng cơ quan có thẩm quyền chứng thực thực hiện việc chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch hoặc lạm dụng văn bản chứng thực chữ ký, sử dụng văn bản chứng thực chữ ký thay cho bản chính giấy tờ khác....

Từ thực tế đó, tác giả xin đưa ra một số giải pháp, kiến nghị để khắc phục những khó khăn, hạn chế và góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý nhà nước về chứng thực trong thời gian tới như sau:

Thứ nhất, tiếp tục quán triệt thực hiện tốt Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, đặc biệt là các quy định về việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch và thu phí chứng thực; kịp thời chấn chỉnh những sai sót, vi phạm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chứng thực không để tiếp tục xảy ra những tồn tại như đã nêu.

Thứ hai, tiếp tục thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật về chứng thực (đặc biệt là Điều 6 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) và các văn bản pháp luật có liên quan đến công tác chứng thực để các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận thức rõ hơn về tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực, qua đó phối hợp giải quyết triệt để tình trạng này.

Thứ ba, nâng cao vai trò, trách nhiệm của chính quyền cơ sở trong chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ chứng thực, quan tâm, coi trọng công tác chứng thực, bố trí người có năng lực, trình độ để làm công tác chứng thực. Tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực; thường xuyên tiến hành kiểm tra, thanh tra để phát huy những mặt tích cực và hạn chế, khắc phục những sai sót, vi phạm về chứng thực.

Thứ tư, nghiên cứu đề xuất sửa đổi, bổ sung các quy định liên quan đến thủ tục hành chính yêu cầu nộp bản sao có chứng thực để thực thi phương án đơn giản hóa thủ tục hành chính đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt bảo đảm thống nhất với quy định tại Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nhằm khắc phục triệt để tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực.

Thứ năm, nghiên cứu đề xuất hoàn thiện thể chế pháp luật về chứng thực nhất là đối với những quy định pháp luật về những loại giấy tờ, văn bản không được thực hiện chứng thực chữ ký; điều kiện, tiêu chuẩn người dịch, về việc xử lý đối với giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng trái quy định... bảo đảm chặt chẽ, thống nhất quy định pháp luật.

Thứ sáu, củng cố mối quan hệ phân công, phối hợp giữa các ngành, các cấp có liên quan để đảm bảo hoạt động chứng thực được hiệu quả, đồng bộ, thống nhất. Có cơ chế kiểm tra, chấn chỉnh và xử lý kịp thời đối với các cơ quan thực hiện chứng thực, qua đó tăng cường trách nhiệm của người thực hiện chứng thực trong giải quyết việc chứng thực, không chứng thực tùy tiện.

Thứ bảy, nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chứng thực theo hướng xây dựng phần mềm quản lý dữ liệu chứng thực áp dụng chung trên phạm vi cả nước và các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (phục vụ lưu trữ thông tin chứng thực hợp đồng giao dịch, kết nối với các phần mềm chuyên ngành có liên quan như: công chứng, đăng ký giao dịch bảo đảm…) nhằm tăng cường hiệu quả, chất lượng khi thực hiện chứng thực, đảm bảo sự chính xác khi chứng thực, đặc biệt là chứng thực hợp đồng, giao dịch, hạn chế rủi ro, tranh chấp xảy ra, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác chứng thực./.

Nguyễn Anh