Để thực hiện cấp Phiếu LLTP đảm bảo quy định, Điều 24 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23/11/2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật LLTP quy định việc tra cứu thông tin LLTP về án tích có trước ngày 01/7/2010 để cấp Phiếu LLTP được thực hiện tại cơ sở dữ liệu của ngành Công an. Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP hợp lệ, Sở Tư pháp gửi Phiếu xác minh LLTP kèm theo 01 bộ hồ sơ cho cơ quan Công an cùng cấp; Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Phiếu xác minh LLTP, cơ quan Công an cấp tỉnh thực hiện tra cứu thông tin về tình trạng án tích của đương sự và gửi cho Sở Tư pháp kết quả tra cứu; trường hợp phải tra cứu thông tin trong hệ thống hồ sơ, tàng thư của Bộ Công an thì thời hạn không quá 09 ngày làm việc.

Trong thời gian qua, Sở Tư pháp đã nhận được sự phối hợp chặt chẽ của Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an tỉnh trong quá trình giải quyết yêu cầu cấp Phiếu LLTP. Đặc biệt, năm 2015, với sự phối hợp của Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an tỉnh, thời hạn trả lời xác minh thông tin LLTP giảm còn 05 ngày làm việc; cắt giảm bản sao sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận thường trú hoặc tạm trú của người yêu cầu cấp Phiếu LLTP. Năm 2019, Sở Tư pháp đã tổ chức làm việc với Công an tỉnh và hai bên thống nhất chuyển từ hình thức gửi tra cứu, xác minh thông tin LLTP từ thủ công bản giấy sang chuyển qua thư điện tử. Điều này đã góp phần giảm bớt thời gian đi lại chuyển hồ sơ, nhận kết quả của cán bộ xử lý, tăng thời gian giải quyết công việc, đem lại hiệu quả cao. Đồng thời, góp phần tạo thuận lợi trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm chi phí và đáp ứng kịp thời nhu cầu của cá nhân cư trú trên địa bàn tỉnh.

Theo Quy chế phối hợp số 02/QCPH-TTLLTPQG-C53 ngày 29/6/2018 về phối hợp tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP giữa Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Bộ Tư pháp và Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát, Bộ Công an thì Sở Tư pháp thực hiện gửi hồ sơ yêu cầu tra cứu, xác minh thông tin LLTP qua Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia và Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an tỉnh bằng hệ thống thư điện tử, với 04 loại giấy tờ sau: (1) Danh sách yêu cầu xác minh LLTP, (2) Phiếu xác minh thông tin LLTP, (3) Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu LLTP và (4) Giấy tờ tùy thân (căn cước công dân, chứng minh nhân dân, hộ chiếu).

Những năm gần đây, số lượng người dân yêu cầu cấp Phiếu LLTP trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh ngày càng tăng. Nếu như năm 2018, Sở Tư pháp cấp 15.269 phiếu, năm 2020 cấp 18.865 phiếu thì sang năm 2021, số lượng Phiếu LLTP Sở Tư pháp đã cấp là 21.228 phiếu; năm 2022 cấp 35.969 phiếu; 11 tháng đầu năm 2023 đã cấp 37.817 phiếu (tăng 59,7 % so với năm 2018, tăng 50,2 % so với năm 2020, tăng 43,9 % so với năm 2021, tăng 4,1 % so với cả năm 2022). Với số lượng hồ sơ như vậy, trung bình mỗi ngày Sở Tư pháp gửi tra cứu tại Công an tỉnh 150 hồ sơ và phải thực hiện quy trình: nhập thông tin -> trích xuất danh sách yêu cầu xác minh LLTP -> in phiếu xác minh thông tin từng hồ sơ trình ký người có thẩm quyền, đóng dấu -> scan phiếu xác minh kèm hồ sơ gồm tờ khai và giấy tờ tùy thân của người yêu cầu. Điều này đã làm tăng áp lực về thời gian cho cán bộ xử lý khi phải thực hiện quá nhiều bước; tốn kém chi phí giấy in, mực in, tăng hao phí máy móc.

Từ thực tiễn thực hiện nhiệm vụ, xét thấy trong hồ sơ gửi tra cứu, xác minh, Danh sách yêu cầu xác minh LLTP và Phiếu xác minh thông tin LLTP có nội dung giống nhau, do đó, từ tháng 7/2023, Sở Tư pháp đã đề nghị phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an tỉnh phối hợp thống nhất bỏ “Phiếu xác minh thông tin lý lịch tư pháp” trong hồ sơ gửi xác minh thông tin LLTP. Việc áp dụng giải pháp này đã mang lại nhiều hiệu quả, lợi ích. Đã giảm bước in phiếu xác minh thông tin LLTP, trình ký, đóng dấu; giảm bớt thời gian sắp xếp phiếu xác minh thông tin với hồ sơ tương ứng và scan các loại giấy tờ này, góp phần đơn giản hóa quy trình nghiệp vụ về LLTP, giảm tải khối lượng công việc cho cán bộ làm công tác LLTP và tăng cường mối quan hệ phối hợp giữa Sở Tư pháp với Công an tỉnh;...Đặc biệt, đã tiết kiệm được chi phí giấy in, mực in và thời gian trình ký văn bản cho cả Sở Tư pháp và Công an tỉnh (trước đây, Công an tỉnh in kết quả từng trường hợp sau mặt phiếu xác minh thông tin của Sở Tư pháp, người tra cứu và người có thẩm quyền xác nhận ký vào từng phiếu).

Qua thời gian ngắn thực hiện đã cho thấy hiệu quả của việc đổi mới phương thức tra cứu, xác minh thông tin LLTP. Điều đó có ý nghĩa lớn đối với việc thực hiện công tác LLTP ở địa phương, đáp ứng được yêu cầu về cải cách hành chính, giải quyết hiệu quả yêu cầu tra cứu, xác minh thông tin để cấp phiếu LLTP; giúp tiết kiệm chi phí và giảm áp lực khối lượng công việc cho cán bộ làm công tác LLTP. Đồng thời, góp phần nâng cao nhận thức, trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan đối với công tác này, từ đó, nâng cao hiệu quả công tác LLTP trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh./.

Hải Vân