Thứ nhất, về loại hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng, Luật Công chứng 2014 quy định Văn phòng công chứng được thành lập và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh với ít nhất 02 thành viên hợp danh. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc hợp danh của các công chứng viên còn mang tính hình thức; một số Văn phòng công chứng chỉ có 01 công chứng viên hành nghề thực tế, công chứng viên hợp danh còn lại hầu như không hành nghề. Đồng thời, Luật Công chứng hiện nay cho phép Văn phòng công chứng chỉ còn một công chứng viên hợp danh được hoạt động 06 tháng kể từ ngày thiếu công chứng viên hợp danh, dẫn đến tình trạng các Văn phòng công chứng “lách luật”, khi gần hết thời hạn 06 tháng sẽ bổ sung công chứng viên hợp danh để đủ điều kiện hoạt động theo quy định, một thời gian ngắn sau, công chứng viên được bổ sung lại chấm dứt tư cách hợp danh và xóa đăng ký hành nghề; Văn phòng công chứng lại tiếp tục hoạt động 06 tháng chỉ với 01 công chứng viên hợp danh. Tình trạng xin rút tư cách thành viên hợp danh, tiếp nhận thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng thường xảy ra mà chưa có cơ sở pháp lý để kiểm soát; ảnh hưởng đến Văn phòng công chứng nói riêng và tính ổn định của hoạt động công chứng nói chung.

Thứ hai, về tên gọi Văn phòng công chứng, theo quy định của Luật Công chứng 2014, tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác. Khi thay đổi Trưởng Văn phòng công chứng thì phải thay đổi tên của Văn phòng công chứng nếu tên của Văn phòng đó mang tên của Trưởng Văn phòng công chứng. Thời gian qua trên địa bàn cả nước, một số Văn phòng công chứng phải thay đổi tên trong quá trình hoạt động, ảnh hưởng lớn đến uy tín, thương hiệu mà Văn phòng công chứng đó đã tạo dựng được. Ngoài ra, thay đổi tên Văn phòng công chứng kéo theo việc phải cấp lại Giấy đăng ký hoạt động, Thẻ công chứng viên, thay đổi con dấu, biển hiệu, thông báo với các cơ quan, tổ chức có liên quan … gây khó khăn, phức tạp cho Văn phòng công chứng và cả cơ quan quản lý nhà nước.

Thứ ba, về độ tuổi của công chứng viên, Luật Công chứng không quy định giới hạn độ tuổi của công chứng viên nên thực tế có nhiều trường hợp công chứng viên tuổi đã cao (trên 70 tuổi, ở Hà Tĩnh có trường hợp 76 tuổi) vẫn hành nghề công chứng. Đây là một bất cập bởi vì hoạt động công chứng ngoài đòi hỏi về sức khỏe, chuyên môn nghiệp vụ còn yêu cầu phải có sự nghiên cứu, cập nhật pháp luật thường xuyên, nắm bắt các vấn đề phát sinh trong xã hội có liên quan đến công chứng, cũng như cần có sự tinh tường, linh hoạt, nhạy bén trong việc xem xét, nhận diện giấy tờ giả trong hoạt động công chứng.

Thứ tư, về việc khai thác, cung cấp thông tin công chứng viên, Luật Công chứng 2014 quy định công chứng viên hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng và không được kiêm nhiệm công việc thường xuyên khác. Thực hiện quy định này, khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên, Sở Tư pháp các tỉnh thường gửi văn bản đến các tỉnh, thành phố khác để xác minh công chứng viên có hành nghề công chứng tại các tỉnh, thành phố đó hay không. Đồng thời, khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị thành lập hoặc đổi tên Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp cũng phải xác minh tên Văn phòng công chứng có bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với Văn phòng công chứng ở các tỉnh, thành phố khác hay không. Việc xác minh này có thể dẫn đến kéo dài thời gian giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

Thứ năm, về việc xây dựng được cơ sở dữ liệu công chứng, các giao dịch về bất động sản ngoài việc công chứng ở các tổ chức hành nghề công chứng còn có thể được chứng thực ở UBND cấp xã. Do đó, nếu chỉ xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng thì chưa giải quyết được triệt để mục đích, yêu cầu của vấn đề này là chia sẻ dữ liệu, thông tin nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch.

Thứ sau, bất cập trong quy định về công chứng bản dịch, Khoản 3 Điều 61 Luật Công chứng quy định công chứng viên “chứng nhận nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội”. Tuy nhiên, thực tế đa số công chứng viên không thành thạo về ngoại ngữ, không hiểu được nội dung bản dịch để chứng nhận được nội dung này.

Do đó, để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, phát triển nghề công chứng ổn định, bền vững, đề nghị Bộ Tư pháp nghiên cứu, xem xét về quy định loại hình hoạt động Văn phòng công chứng (trường hợp vẫn áp dụng mô hình công ty hợp danh thì cần siết chặt việc thay đổi thành viên hợp danh), tên Văn phòng công chứng, độ tuổi công chứng viên, trách nhiệm của công chứng viên đối với bản dịch. Đồng thời đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cấp phần mềm quản lý dữ liệu công chứng để Sở Tư pháp các địa phương thuận tiện hơn trong việc khai thác thông tin tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên phục vụ việc thành lập, thay đổi nội dung đăng ký hoạt động, đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên./.

Hạnh Ngân