Về nguyên tắc và phạm vi lập biên bản vi phạm hành chính:

Người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ khi phát hiện hành vi vi phạm hành chính thuộc lĩnh vực quản lý của mình, phải kịp thời lập biên bản vi phạm hành chính trừ trường hợp xử phạt không lập biên bản quy định tại khoản 1 Điều 56 của Luật Xử lý vi phạm hành chính. Người có thẩm quyền đang thi hành công vụ ở đây được hiểu bao gồm người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính và người đang thi hành công vụ. Riêng đối với vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển thì chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu, tuy không phải là người thi hành công vụ nhưng vẫn có thẩm quyền lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính. Việc quy định rõ chức danh có thẩm quyền lập biên bản có ý nghĩa rất quan trọng để tránh sự lạm dụng, tùy tiện của các lực lượng chức năng khi tham gia xử phạt vi phạm hành chính, góp phần bảo đảm trật tự, kỷ cương của quản lý nhà nước. Người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính chỉ có quyền lập biên bản về những vi phạm thuộc phạm vi thi hành công vụ, nhiệm vụ được giao và phải chịu trách nhiệm về việc lập biên bản.

Đối với hành vi có dấu hiệu vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc không thuộc lĩnh vực, địa bàn quản lý của mình thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ phải lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc và chuyển ngay biên bản đến người có thẩm quyền.

Về thời hạn lập biên bản vi phạm hành chính:

Việc quy định thời hạn lập biên bản vi phạm hành chính là sự cụ thể hóa cho nguyên tắc tính kịp thời trong hoạt động này. Theo quy định tại Điều 12 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính. Trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp hoặc có phạm vi rộng, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính.

Trường hợp một vụ việc có nhiều hành vi vi phạm hành chính khác nhau,  trong đó có hành vi đã xác định được tại thời điểm phát hiện, có hành vi chưa xác định được chính xác mà phải sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc phải xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan, thì biên bản vi phạm hành chính được lập đối với các hành vi trong vụ việc đó trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày xác định được đối tượng vi phạm bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc nhận được đầy đủ kết quả xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan. Trong trường hợp này, người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ có thể lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc, đến khi có đầy đủ kết quả để xác định các hành vi vi phạm mới lập Biên bản vi phạm hành chính.

Tuy nhiên, trên thực tế người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ của một số đơn vị chưa nắm rõ thời hạn lập biên bản, thường mặc định thời hạn lập biên bản VPHC là 02 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện hành vi mà quên đi trường hợp cần phải xác định hành vi vi phạm bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc phải xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan. Chính điều này dẫn đến thực trạng việc lập Biên bản vi phạm hành chính dễ xảy ra sai sót, trong đó có việc xác định chưa đầy đủ hành vi vi phạm hành chính do chưa xác minh xong các tình tiết.

Về việc lập một biên bản chung cho các hành vi vi phạm hay nhiều biên bản vi phạm hành chính cho riêng từng hành vi vi phạm:

Mặc dù cá nhân, tổ chức thực hiện nhiều hành vi vi phạm hành chính khác nhau, tuy nhiên vì các hành vi vi phạm này xảy ra trong cùng một vụ vi phạm nên người có thẩm quyền chỉ lập một biên bản vi phạm hành chính, trong đó ghi rõ từng hành vi vi phạm.

Về giao biên bản vi phạm hành chính:

 Biên bản vi phạm hành chính lập xong phải được giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính 01 bản. Trường hợp người chưa thành niên vi phạm hành chính, thì biên bản còn được gửi cho cha mẹ hoặc người giám hộ của người đó.

Đặc biệt, để tránh trường hợp xảy ra khiếu nại hoặc khởi kiện Quyết định xử phạt vi phạm hành chính sau khi người có thẩm quyền xử phạt ban hành, cần lưu ý đối với trường hợp giao biên bản trực tiếp mà người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm không có mặt tại nơi lập biên bản vi phạm hành chính hoặc có mặt nhưng từ chối nhận hoặc có căn cứ cho rằng cá nhân, tổ chức vi phạm trốn tránh không nhận biên bản thì người có thẩm quyền cần phải lập biên bản về việc không nhận quyết định có xác nhận của chính quyền địa phương, vì trường hợp này được coi là quyết định đã được giao.

Biên bản vi phạm hành chính là căn cứ để người có thẩm quyền ra quyết định xử phạt (trừ trường hợp quy định tại Điều 56, Điều 63 Luật Xử lý vi phạm hành chính), do đó việc nắm vững các quy định của pháp luật xử lý vi phạm hành chính liên quan đến vấn đề này là hết sức cần thiết nhằm đảm bảo việc thực thi hiệu quả, hạn chế tối đa các vi phạm trong thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính./.

                                                                                 Kim Khánh