Xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng là một trong những phương thức nhằm công khai, minh bạch tình trạng pháp lý của tài sản và góp phần ngăn chặn rủi ro. Thời gian qua, các cơ quan chức năng trên địa bàn cả nước đã phát hiện, xử lý nhiều vụ án giả mạo giấy tờ trong công chứng nhằm thực hiện hành vi lừa đảo chiếm đoạt tài sản, đặc biệt là giấy chứng nhận quyền sử dụng đất giả, gây thiệt hại về tài sản của tổ chức, cá nhân; ảnh hưởng xấu đến an ninh trật tự xã hội và uy tín của tổ chức hành nghề công chứng. Trong bối cảnh thời đại công nghệ phát triển với các thiết bị máy móc, công nghệ hiện đại như hiện nay, giấy tờ giả được làm ngày càng tinh vi, phức tạp, gây khó khăn cho công chứng viên trong quá trình kiểm tra, phát hiện. Do đó, bên cạnh các biện pháp hướng dẫn, bồi dưỡng cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên về phương pháp, kỹ năng nhận biết giấy tờ, tài liệu giả, việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng bảo đảm an toàn, bảo mật, có khả năng kết nối với các cơ sở dữ liệu khác có liên quan là một trong những phương thức hữu hiệu nhằm kiểm soát thông tin trong lĩnh vực này.

Theo quy định tại Điều 62 Luật Công chứng, cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng. Cơ sở dữ liệu công chứng được xây dựng phải bảo đảm an toàn, bảo mật, thuận tiện khi khai thác, sử dụng, có khả năng kết nối với các cơ sở dữ liệu khác có liên quan. Ủy ban nhân nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng. Kinh phí xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng được bố trí từ nguồn ngân sách địa phương, đóng góp của các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và các nguồn kinh phí xã hội hóa khác. Quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng phải quy định rõ trách nhiệm của các cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan trong quản lý, cung cấp, cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu, việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu và chi phí khai thác, sử dụng.

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, đáp ứng yêu cầu của việc xây dựng Chính phủ điện tử và cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư là một trong những nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu được Chính phủ xác định trong Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 về chính sách phát triển nghề công chứng. Theo đó, mục tiêu là hoàn chỉnh việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng để phục vụ hoạt động công chứng, đảm bảo chia sẻ và kết nối thông tin công chứng với các ngành, lĩnh vực khác có liên quan.

          Tuy nhiên, việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh còn gặp nhiều khó khăn. Hiện nay, tỉnh có 12 tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm 04 tổ chức tại thành phố Hà Tĩnh và 08 tổ chức tại 08 địa bàn cấp huyện. Trong đó, số lượng việc công chứng và phí công chứng trung bình hàng năm không cao, đặc biệt là tổ chức hành nghề công chứng tại các huyện, thị xã. Do đó, một số tổ chức hành nghề công chứng còn gặp khó khăn về tài chính để sử dụng phần mềm trong thời gian lâu dài. Mặt khác, việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch còn được thực hiện tại UBND cấp xã thông qua hình thức chứng thực. Do đó, nếu chỉ xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng thì chưa giải quyết được triệt để mục đích, yêu cầu chia sẻ dữ liệu, thông tin nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch.

          Bên cạnh đó, theo quy định của Luật Công chứng hiện nay, mỗi tỉnh sẽ có một cơ sở dữ liệu công chứng, một quy chế sử dụng, một cách triển khai khác nhau với quy mô đầu tư, cách thức quản lý, khai thác nền tảng công nghệ và chức năng, tiêu chuẩn của cơ sở dữ liệu khác nhau. Mỗi tỉnh đều phải lập dự án và thực hiện từ bước khảo sát, thiết kế, lập trình, triển khai ứng dụng, đào tạo và duy trì bộ máy vận hành cơ sở dữ liệu. Điều này tạo ra một sự lãng phí lớn, bởi thay vì chỉ xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu áp dụng thống nhất thì phải thiết kế tới 63 hệ thống khác nhau tại mỗi tỉnh, thành.

          Do đó, thiết nghĩ cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, sớm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc (liên kết với cơ sở dữ liệu chứng thực tại UBND cấp xã) nhằm đáp ứng được yêu cầu của toàn bộ các tỉnh, thành phố trong cả nước, giảm đáng kể chi phí, cơ sở hạ tầng vận hành hệ thống, chuẩn hóa được dữ liệu và cơ chế, khai thác vận hành thông tin; bảo đảm tốt hơn sự an toàn cho các công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng./.

Hạnh Ngân