Ngày 20/11/2014, Luật Hộ tịch được Quốc hội thông qua, đánh dấu việc lần đầu tiên Việt Nam có văn bản ở tầm Luật điều chỉnh riêng lĩnh vực hộ tịch. Trong rất nhiều nội dung mang tính đột phá về cải cách hành chính, Luật Hộ tịch đã đưa ra nhiều quy định đòi hỏi phải ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ, đồng bộ và thống nhất, đặc biệt là xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

        Lịch sử công tác đăng ký và quản lý hộ tịch của nước ta trước khi có Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đang theo phương pháp truyền thống đã cho thấy nhiều bất cập như: lưu trữ cồng kềnh, tốn không gian, diện tích; bảo quản hồ sơ gặp nhiều khó khăn, dễ mối mọt,..; công chức phải tự viết tay vào giấy tờ hộ tịch;… dữ liệu hộ tịch của mỗi cá nhân chưa có sự kết nối, chia sẻ giữa các cơ quan, các địa phương… Xuất phát từ thực tế đó, việc số hóa dữ liệu Sổ hộ tịch là hết sức cần thiết.

        Số hóa Sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, scan/chụp và tạo lập các file dữ liệu hộ tịch dưới dạng file Excel từ các Sổ hộ tịch gốc để thực hiện cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch. Thông tin hộ tịch số hóa là các thông tin hộ tịch đã được đăng ký trước thời điểm địa phương triển khai, đưa vào sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp. Sau khi hoàn thành, các dữ liệu hộ tịch cũ sẽ được chuyển đổi vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc và sẽ mang lại nhiều lợi ích như sau:

        Một là, góp phần khắc phục tình trạng lưu trữ cồng kềnh, bảo quản hồ sơ hộ tịch khó khăn như hiện nay. Khi các dữ liệu hộ tịch cũ được số hóa vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì sẽ không lo bị mất thông tin, hồ sơ hộ tịch như lúc đang chỉ lưu trữ hồ sơ giấy trước đó.

        Hai là, khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch không phải mất thời gian tìm kiếm Sổ hộ tịch gốc như trước mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là được. Điều này sẽ góp phần giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính. Mặt khác, giúp công chức làm công tác hộ tịch khắc phục được cách làm thủ công trong hoạt động nghiệp vụ, thúc đấy việc nâng cao trình độ tin học của đội ngũ này.

        Ba là, xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu cấp trích lục hộ tịch khi người dân có thể đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở bất cứ nơi nào thực hiện hoặc thực hiện việc đăng ký trực tuyến mức độ 3, mức độ 4. Nhờ đó, người dân có thể giảm đáng kể chi phí, thời gian đi lại.

        Bốn là, khi Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ quan quản lý dân cư không phải nhập lại thông tin đầu vào cơ bản của công dân mà có thể sử dụng những thông tin hộ tịch đã được cập nhật vào hệ thống dữ liệu. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian, chi phí và nhân lực cho công tác này.

        Với tầm quan trọng của công tác này, hiện nay, ở Hà Tĩnh, các địa phương đang tập trung cao độ cho việc số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn, đảm bảo theo đúng kế hoạch của Bộ Tư pháp và UBND tỉnh đã đề ra. Sau khi hoàn thành việc cập nhật, các dữ liệu này sẽ được chuyển vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, đáp ứng tốt nhất yêu cầu đăng ký, quản lý hộ tịch theo Luật hộ tịch và giải quyết thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch trực tuyến, có khả năng kết nối để cung cấp thông tin hộ tịch cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác có liên quan./.

                                                                                              Hải Vân