Ảnh: Sở Tư pháp kiểm tra công tác chứng thực tại huyện Hương Khê

Qua thực tiễn tiếp nhận hồ sơ yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp đã phát hiện tình trạng chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền nhưng lời chứng không tuân theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người ủy quyền không có mặt trực tiếp, không ký trước mặt người thực hiện chứng thực; chứng thực bản sao khi không có bản chính, chứng thực bản sao được in từ file ảnh gửi qua mạng điện tử; thực hiện chứng thực khi người ủy quyền không có mặt tại UBND các xã và đóng dấu mà chưa có sự kiểm tra, xác nhận đúng chữ ký của người ủy quyền.

Ngoài ra, qua công tác kiểm tra cơ sở năm 2018 của Sở Tư pháp cũng cho thấy, việc chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch ở UBND cấp huyện, cấp xã vẫn còn nhiều tồn tại. Hồ sơ chứng thực chữ ký hầu như không được lưu trữ. Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch còn sai sót: không ký nháy từng trang hợp đồng, giao dịch; thiếu thành phần hồ sơ  như giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy chứng minh nhân dân của các bên tham gia hợp đồng giao dịch, bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng đất;lưu hợp đồng bản phô tô hoặc không có hợp đồng lưu trữ; Mở sổ, ghi sổ chứng thực không đầy đủ theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP;…

Để nâng cao hiệu quả, chất lượng của công tác chứng thực, đồng thời nhằm tránh những sai sót, vi phạm trong công tác này trong thời gian tới, theo tôi cần thực hiện những giải pháp sau:

Một là,UBND cấp huyện cần tiếp tục chỉ đạo phòng Tư pháp và UBND cấp xã trên địa bàn thực hiện nghiêm túc công tác chứng thực theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, các văn bản hướng dẫn thi hành và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Sở Tư pháp;

Hai là,Phòng Tư pháp và UBND cấp xã phải thường xuyên tổ chức tuyên truyền về các quy định của pháp luật có liên quan đến chứng thực, sự khác nhau giữa công chứng, chứng thực, đặc biệt là chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở để người dân hiểu rõ sự khác nhau và hệ quả pháp lý giữa công chứng và chứng thực. Qua đó góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở, góp phần bảo đảm an ninh, trật tự và phát triển kinh tế-xã hội trên địa bàn tỉnh;

Ba là,các địa phương cần kịp thời có biện pháp chấn chỉnh những tồn tại nêu trên; tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác chứng thực trên địa bàn để phát hiện và xử lý các sai phạm.

Kim Lân