Về phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch, Điều 34 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định bao gồm: Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải chứng thực; Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải chứng thực nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực.

Đồng thời, tại khoản 3 Điều 36 về thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch cũng quy định: Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.

Đối với trường hợp này, Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch hướng dẫn mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, trong đó có nội dung như sau: “Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, các bên tham gia hợp đồng minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp đồng và đã cùng ký/điểm chỉ vào hợp đồng này trước mặt ông/bà là người tiếp nhận hồ sơ”.

Vấn đề đặt ra ở đây là, theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng mà không bắt buộc phải ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ. Trên thực tế,  người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp thường cho rằng họ đã đăng ký mẫu chứ ký nên không sẽ không trực tiếp ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ. Trong khi đó, mẫu lời chứng kèm theo Thông tư số 01/2020/TT-BTP lại quy định tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, các bên tham gia hợp đồng đã cùng ký/điểm chỉ vào hợp đồng này trước mặt ông/bà là người tiếp nhận hồ sơ mà không loại trừ trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký. Dẫn đến, quá trình giải quyết hồ sơ đối với trường hợp giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu, người thực hiện chứng thựcrất lúng túng về cách ghi lời chứng.

Cùng quy định về trường hợp như thế này nhưng mẫu lời chứng của công chứng viên ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng đã hướng dẫn cách ghi lời chứng tại phần ghi chú cụ thể như sau: “Nếu người yêu cầu công chứng đăng ký chữ ký, đăng ký mẫu dấu thì bổ sung các nội dung: Bên nào đã làm thủ tục đăng ký chữ ký, mẫu dấu và đã ký trước vào hợp đồng (giao dịch) này. Công chứng viên đã đối chiếu chữ ký, mẫu dấu trên hợp đồng (giao dịch) và nhận thấy trùng khớp với mẫu chữ ký, mẫu dấu đã đăng ký tại tổ chức hành nghề công chứng”. Việc hướng dẫn ghi bổ sung như thế này đúng thực tế với việc công chứng là người yêu cầu công chứng đã đăng ký chữ ký mẫu và đã ký trước vào hồ sơ chứ không phải ký trước mặt công chứng viên tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ. Do đó, công chứng viên căn cứ vào chữ ký, mẫu dấu đã đăng ký tại tổ chức hành nghề công chứng để đối chiếu với chữ ký, mẫu dấu trên hợp đồng và ký xác nhận vào lời chứng.

 Như vậy, mặc dù người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu, nhưng nếu chứng thực tại UBND cấp xã thì mẫu lời chứng không thể hiện được việc họ đã làm thủ tục đăng ký chữ ký, mẫu dấu,đã ký trước vào hợp đồng (giao dịch) và người thực hiện chứng thực đã đối chiếu chữ ký, mẫu dấu trên hợp đồng (giao dịch), nhận thấy trùng khớp với mẫu chữ ký, mẫu dấu đã đăng ký như mẫu lời chứng dành cho công chứng viên. Đây là vướng mắc trong quy định của pháp luật về mẫu lời chứng  chứng thực hợp đồng giao dịch, gây khó khăn trong quá trình áp dụng quy định này.

Vì vậy, thiết nghĩ rằng, mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực và đã ký trước vào hợp đồng cũng cần thiết phải được nghiên cứu sửa đổi, bổ sung theo hướng như mẫu lời chứng của công chứng viên để cách ghi lời chứng chứng thực được phù hợp, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch./.

Kim Lân