Để đảm bảo giá trị pháp lý, việc công chứng phải tuân thủ nguyên tắc, trình tự chặt chẽ theo quy định của pháp luật; phải đáp ứng những yêu cầu nghiêm ngặt về thời gian, địa điểm công chứng, chủ thể tham gia và nội dung hợp đồng, giao dịch. Thời gian công chứng phải chính xác ngày, tháng, năm; trong một số trường hợp như công chứng di chúc hoặc theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng, thời gian công chứng còn phải chính xác cả giờ, phút. việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; chỉ trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, là người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng. Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, đè dòng, tẩy xoá, để trống, các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Văn bản công chứng cũng thể hiện tính xác thực, hợp pháp về chủ thể và nội dung hợp đồng, giao dịch. Người yêu cầu công chứng phải cung cấp các giấy tờ, tài liệu liên quan để công chứng viên kiểm tra tính xác thực, hợp pháp của các thông tin trong hợp đồng, giao dịch. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe  dọa, cưỡng ép hoặc có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh, yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng. Sau khi xem xét, xác minh, công chứng viên chứng nhận ý chí tự nguyện, năng lực hành vi dân sự của người tham gia hợp đồng, giao dịch; mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch.

Với quy trình chặt chẽ nêu trên và được công chứng viên - người được Nhà nước ủy nhiệm cung cấp dịch vụ công thực hiện, cùng những giá trị pháp lý sau đây, văn bản công chứng bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, phòng ngừa tranh chấp, góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội.

Thứ nhất, văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan. Khi hợp đồng, giao dịch đã được công chứng thì các bên phải có trách nhiệm thực hiện toàn bộ các quyền và nghĩa vụ theo đúng nội dung đã giao kết. Nếu một bên vi phạm khi thực hiện nghĩa vụ thì bên còn lại có quyền yêu cầu bên có nghĩa vụ tiếp tục thực hiện đúng nghĩa vụ hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp theo thỏa thuận trước đó hoặc theo quy định của pháp luật. Do đó, các bên phải thực hiện cam kết của mình một cách thiện chí, trung thực, tự chịu trách nhiệm về việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ đã cam kết.

Thứ hai, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh. Khi phát sinh tranh chấp thì các tình tiết, sự kiện đã ghi trong hợp đồng, giao dịch đó sẽ trở thành chứng cứ trước Tòa, không cần phải chứng minh. Tuy nhiên, quy định này không làm mất đi quyền đánh giá chứng cứ của Tòa án trong tố tụng dân sự, vì trong trường hợp các bên có căn cứ cho rằng việc công chứng vi phạm pháp luật thì họ có quyền đề nghị Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu.

Với những giá trị pháp lý nêu trên, khuyến khích công chứng là một trong những định hướng được Chính phủ xác định trong Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 để mỗi cá nhân, tổ chức bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình khi tham gia hợp đồng, giao dịch./.

                                                                                             Hạnh Ngân