Sát sao trong tham mưu, chỉ đạo, điều hành

Thực tiễn cho thấy việc số hóa dữ liệu hộ tịch mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho người dân, cán bộ quản lý Nhà nước và đặc biệt đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và vận hành Chính phủ điện tử; góp phần bảo quản hồ sơ, dữ liệu hộ tịch dễ dàng, hạn chế hư hại về mặt vật lý; tiết kiệm không gian, chi phí, nguồn nhân lực và phải lưu trữ số lượng lớn hồ sơ hàng năm; truy xuất dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng, không tốn nhiều thời gian tìm hồ sơ gốc, từ đó giảm thời gian giải quyết các thủ tục hành chín. Từ cuối năm 2019, việc thực hiện số hóa Sổ hộ tịch đã được Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh quán triệt triển khai đồng bộ trên địa bàn toàn tỉnh. Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp đã trình UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 04/KH-UBND ngày 03/01/2020 về Số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy. Nhằm triển khai kế hoạch kịp thời và đạt kết quả cao, Sở Tư pháp đã ban hành nhiều văn bản gửi UBND các huyện, thành phố, thị xã đề nghị triển khai và thực hiện các nhiệm vụ, đồng thời, tổng hợp và giải đáp, hướng dẫn những khó khăn, vướng mắc về các vấn đề cụ thể. Sở cũng đã tổ chức tập huấn, hướng dẫn qua ứng dụng ultraview; zalo;... Các địa phương cũng đã ban hành Kế hoạch, công văn để triển khai, hướng dẫn trên địa bàn, chỉ đạo sâu sát tới UBND các xã, phường, thị trấn bằng hình thức thích hợp.

Để đảm bảo chất lượng dữ liệu hộ tịch sau số hóa, dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử phải đầy đủ, chính xác theo Sổ hộ tịch đã đăng ký, Sở Tư pháp đã thường xuyên chỉ đạo các địa phương chủ động rà soát, chỉnh sửa các dữ liệu hộ tịch có sai sót. Trên cơ sở đó, Sở đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 173/KH-UBND ngày 16/5/2023 về rà soát, đối chiếu dữ liệu hộ tịch trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Sổ hộ tịch. Kế hoạch đã và đang được triển khai có hiệu quả trên địa bàn tỉnh, mang lại hiệu quả cao cho công cuộc số hóa Sổ hộ tịch trên địa bàn.

Hoàn thành số hoá hộ tịch

Bám sát các chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Tư pháp, tỉnh Hà Tĩnh đã triển khai sớm việc số hóa Sổ hộ tịch trên địa bàn và thực hiện nghiêm túc nên đến hết tháng 6/2022, trên địa bàn tỉnh đã hoàn thành số hóa Sổ hộ tịch với tổng số 1.081.479 dữ liệu hộ tịch, trong đó: đăng ký khai sinh 692.114 dữ liệu, đăng ký kết hôn 192.291 dữ liệu, đăng ký khai tử 114.075 dữ liệu, đăng ký nhận cha mẹ con 109 dữ liệu và xác nhận TTHN 82.890 dữ liệu. Với kết quả đó, tỉnh Hà Tĩnh đã hoàn thành số hóa Sổ hộ tịch trước 02 năm so với thời gian quy định tại Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến (trước ngày 01 tháng 01 năm 2025).

Sau khi hoàn thành việc số hóa, đến nay, theo thống kê, toàn tỉnh đã hoàn thành việc rà soát đạt trung bình trên 90%. Dự kiến trong những tháng cuối năm 2024, Sở Tư pháp sẽ chỉ đạo các địa phương đã hoàn thành việc rà soát, đối chiếu dữ liệu hộ tịch giữa Sổ giấy và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử tập trung phối hợp với ngành Công an để đối chiếu dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo chỉ đạo của Bộ Tư pháp liên quan đến việc thực hiện Đề án 06.

Vẫn còn nhiều khó khăn

Bên cạnh kết quả đạt được, theo phản ánh của các địa phương, việc nhập DLHT trên CSDLQGVDC vẫn còn nhiều khó khăn. Trước tiên do dữ liệu cần số hóa nhiều, ở một số địa phương thuê người thực hiện việc số hóa, quá trình thực hiện không kiểm soát được chất lượng nên còn xảy ra việc nhập sai thông tin. Tiếp đến trong quá trình phát triển của địa phương, có những thời điểm sáp nhập, chia tách, thành lập địa danh hành chính mới nhưng đến tại thời điểm thực hiện số hóa Sổ hộ tịch, những địa danh cũ chưa được bổ sung trên phần mềm nên các dữ liệu số hóa ở những địa phương này phải để chế độ “Lưu nháp”. Sau khi địa danh hành chính cũ được cập nhật trên hệ thống, khi tiến hành rà soát lại dữ liệu, các địa phương phải hiệu chỉnh lại địa danh để lưu chính thức, khối lượng công việc tăng thêm, phần nào gây áp lực cho cán bộ cơ sở. Thứ ba còn có những sổ trước đây (chủ yếu giai đoạn 2002 trở về trước) ghi không đầy đủ các thông tin như người ký, chức vụ người ký, thông tin người đi đăng ký hộ tịch nên không cập nhật được những thông tin đó. Mặt khác, việc đăng ký hộ tịch thực hiện qua nhiều năm, nhiều trường hợp đã thay đổi, cải chính nhưng chưa được cập nhật, ghi chú trong sổ nên khi số hóa không cập nhật được đầy đủ, chính xác thông tin. Chữ viết của một số công chức làm công tác hộ tịch trước đây ghi không rõ ràng, sai chính tả nên quá trình số hóa không nhận diện được chính xác thông tin trong sổ. Nhiều sổ rách, mất bìa nên không nhận diện được quyển số của sổ; khóa sổ không đúng quy định nên sổ viết qua nhiều năm với số đăng ký liên tục qua các năm gây khó khăn cho việc số hóa.

Những bài học kinh nghiệm cần lưu ý

Trước những khó khăn, vướng mắc từ thực tiễn số hoá dữ liệu hộ tich, để hoàn thành việc thực hiện nhập 5 loại dữ liệu hộ tịch tại 5 loại sổ hộ tịch theo Quy trình số 1292/HTQTCT-QLHC ngày 20/12/2022 của Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực (Bộ Tư pháp) và Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (Bộ Công an) về việc thực hiện nhập DLHT từ SHT trên nền CSDLQGVDC rất cần các cấp, các ngành quan tâm bố trí nguồn kinh phí cho cơ sở, hướng dẫn giải pháp xử lý đối với số liệu hộ tịch đã nhập trên phần mềm hộ tịch, tiếp tục nhập trên nền CSDLQGVDC. Từ thực tiễn tại Hà Tĩnh, có thể thấy rõ sáu bài học kinh nghiệm sau đây:

Thứ nhất, phải kịp thời đề xuất, xin ý kiến Bộ Tư pháp chỉ đạo, hướng dẫn khi gặp khó khăn, vướng mắc. Đối với Hà Tĩnh, Sở Tư pháp đã nhận được sự quan tâm của các đơn vị thuộc Bộ trong việc hướng dẫn các vấn đề liên quan đến số hóa Sổ hộ tịch; hỗ trợ bổ sung những địa danh cũ trước đây chưa có tên trên phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch; hỗ trợ hủy thông tin trên phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch đối với những dữ liệu sai sót thuộc diện phải hủy; xin ý kiến hướng dẫn giải quyết những trường hợp thuộc diện phải hủy như sai năm sinh, giới tính, đăng ký nhiều lần,…

Thứ hai, cùng với việc hướng dẫn của Bộ Tư pháp, phải thường xuyên liên hệ học hỏi kinh nghiệm thực hiện số hóa Sổ hộ tịch ở các tỉnh khác. Đối với những vướng mắc gặp tương tự tại các tỉnh, thành phố khác, Sở Tư pháp Hà Tĩnh thường xuyên liên hệ để tham khảo cách làm hay, các giải quyết vấn đề hiệu quả, thiết thực. Qua đó, rút ra được những bài học kinh nghiệm để triển khai các nhiệm vụ phù hợp với tình hình thực tiễn của tỉnh.

Thứ ba, việc số hóa Sổ hộ tịch phải có sự quan tâm, chỉ đạo, điều hành, đôn đốc kiểm tra thường xuyên của lãnh đạo các cấp, sự đoàn kết nhất trí phấn đấu của từng công chức ngành Tư pháp. Kết quả công tác số hóa Sổ hộ tịch ở Hà Tĩnh đã khẳng định sự quan tâm chỉ đạo, kịp thời, sự vào cuộc và quyết tâm của lãnh đạo địa phương trong việc đề ra các chủ trương đúng đắn, tạo cơ chế cho việc số hóa Sổ hộ tịch thực hiện có hiệu quả.

Thứ tư, từng địa phương phải chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch thực hiện số hóa Sổ hộ tịch của địa phương mình với mục tiêu cụ thể, rõ ràng, phù hợp với tình hình thực tiễn. Hàng tháng, tổ chức giao ban tập trung phân tích, đánh giá tình hình số hóa Sổ hộ tịch trên địa bàn để kịp thời có các giải pháp khắc phục những tồn tại và tiến tới cải thiện hiệu quả thực hiện. Các Phòng Tư pháp phải là đơn vị đi đầu chủ động tham mưu UBND cấp huyện tăng cường công tác kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện số hóa Sổ hộ tịch theo tiến độ từng giai đoạn đã đề ra; kịp thời đề xuất tháo gỡ, giải quyết những vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện. Việc kiểm tra được thực hiện thường xuyên, gắn với hướng dẫn, hỗ trợ ngay tại từng cơ quan, đơn vị.

Thứ năm, phát huy được sức mạnh tập thể, tạo sự đồng thuận cao, tinh thần chủ động, hỗ trợ giúp đỡ lẫn nhau của cán bộ ngành Tư pháp. Sở Tư pháp đã phân công Chi đoàn thanh niên tham gia hỗ trợ đơn vị do Sở Tư pháp đỡ đầu xây dựng nông thôn mới thực hiện chương trình “Ngày thứ 7 tình nguyện”, thực hiện số hóa Sổ hộ tịch giúp địa phương vào các ngày thứ 7 hàng tuần; đảm nhận việc số hóa cho một số đơn vị cấp xã. Ở các huyện, thành phố, thị xã cũng đã huy động tập trung hỗ trợ các xã có số lượng dữ liệu hộ tịch cần số hóa nhiều hoặc công chức Tư pháp - Hộ tịch lớn tuổi. Sở Tư pháp, phòng Tư pháp cũng đã lập các nhóm Zalo để chỉ đạo đôn đốc, hướng dẫn đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình số hóa; sẵn sàng Ultraview trực tiếp thao tác cho cán bộ cơ sở để nắm được quy trình thực hiện; tạo các video, file Excel mẫu đối với từng loại dữ liệu cần số hóa để địa phương tham khảo;… Chính vì vậy, việc triển khai số hóa Sổ hộ tịch được thực hiện đồng bộ ở tất cả các địa phương. Đơn vị làm tốt hỗ trợ đơn vị làm chưa tốt. Đơn vị triển khai trước hướng dẫn, truyền đạt kinh nghiệm cho đơn vị triển khai sau…

Cuối cùng, sau khi hoàn thành việc số hóa, các địa phương cần thiết phải rà soát, đối chiếu lại dữ liệu đã nhập trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Sổ giấy để chỉnh sửa những dữ liệu có sai sót hoặc đề xuất, xin ý kiến Bộ Tư pháp hướng dẫn giải quyết những vướng mắc gặp phải. Thực tế của tỉnh Hà Tĩnh cho thấy, mặc dù đã tập trung cố gắng nhưng việc số hóa Sổ hộ tịch không tránh khỏi có những sai sót trong quá trình nhập dữ liệu. Hiện nay, theo chỉ đạo của Chính phủ về thực hiện Đề án 06, đòi hỏi dữ liệu giữa các ngành kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư phải đảm bảo “đúng, đủ, sạch, sống”, do đó, việc chủ động rà soát dữ liệu hộ tịch đã số hóa là bước cần thiết trước khi đối chiếu, làm sạch với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Việc số hóa Sổ hộ tịch thực tiễn cho thấy mang nhiều ý nghĩa quan trọng như: giúp loại bỏ việc lưu trữ bằng giấy cồng kềnh, đồng thời giảm bớt các thủ tục pháp lý rườm rà, tốn thời gian và công sức. Số hóa sổ hộ tịch sẽ tích hợp đầy đủ các thông tin cá nhân, giúp người dân thuận tiện hơn trong quá trình làm việc, giải quyết các thủ tục pháp luật, pháp lý, hành chính một cách hiện đại và nhanh chóng. Đây cũng là một tiến trình lâu dài, để đạt được thành quả sau cùng sẽ có không ít khó khăn, thách thức, mỗi khó khăn gặp phải sẽ là một bài học kinh nghiệm đúc rút về sau để mỗi địa phương, đơn vị hoàn thiện hơn trong cách triển khai, cách làm, góp phần xây dựng số hóa dữ liệu hộ tịch “về đích” trước ngày 30/9/2024 như Kế hoạch mà Bộ Tư pháp đã đề ra./.

Đ/c Đinh Văn Hồng - Phó Giám đốc Sở Tư pháp